Sprawa wydajności jest jednym z najważniejszych tematów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, ponieważ ma kluczowy wpływ na poziom marży uzyskiwanej przez przedsiębiorstwo. Jednym z działań umożliwiających osiągnięcie wyższej wydajności jest skrócenie czasu, jaki poświęca się na realizację procesów.
Kontrola czasu trwania procesów
Kontrola czasu trwania procesów jest zjawiskiem ważnym ze względu na możliwość zwiększenia wydajności w organizacji. Z jednej strony wymaga bardzo konsekwentnego działania i regularnego nadzoru, z drugiej strony jest efektywne, jeśli wykorzystuje się narzędzia do gromadzenia danych pozwalające osiągnąć tego rodzaju efekt. Warto zauważyć, że sam pomiar czasu trwania procesu nie załatwia sprawy, ponieważ pozwala jedynie na zebranie informacji, ile czasu zabrała konkretna czynność. Z perspektywy oceny procesu pod kątem wydajności tego rodzaju informacja może nawet być błędnie interpretowana, ponieważ krótszy czas pracy zarejestrowany w procesie może wynikać z urlopu albo zwolnienia a nie wyższej efektywności.
Work Performance System
Jednym z narzędzi informatycznych dostępnych na rynku, które umożliwiają osiągnięcie pożądanej wydajności w organizacji, jest oferowane przez BDO Advisory Work Performance System. Dzięki możliwości połączenia danych na temat czasu trwania czynności oraz informacji pochodzących z wewnętrznych baz danych przedsiębiorstwa na temat ilości operacji można skonstruować wskaźnik, który pozwala na bieżąco podejmować działania prowadzące do zwiększenia wydajności pracy zatrudnionych osób.
Pomiar czasu pracy za pomocą kart RFID
Work Performance System wykorzystuje do pomiaru czasu trwania czynności się prosty system rejestrowania czasu trwania czynności z wykorzystaniem kart RFID w zewnętrznych czytnikach albo na ekranie komputera, laptopa czy telefonu. W związku z tym, że dane pochodzące z rejestracji czasu pracy zasilają wskaźnik automatycznie, nie ma potrzeby ponoszenia dodatkowych nakładów osób odpowiedzialnych za kontrolę wydajności.
Przejrzysty sposób wizualizacji danych pozwala porównywać wydajność pracowników i włączyć tego typu informacje w szerszy system wskaźników, jaki organizacja stawia sobie jako cel do osiągnięcia.
Jednorodne dane o czasie pracy
Warto zwrócić uwagę na aspekt natury psychologicznej związany z wykorzystaniem Work Performance System, który pozwala budować zaangażowanie w zespole. Dostęp do jednorodnych danych daje wszystkim zaangażowanym osobom informację dotyczącą tego, w jaki sposób realizowany jest proces. Ze względu na wiarygodność gromadzonych danych dotyczących czasu pracy i ilości operacji można bardzo skutecznie pracować nad poprawą wydajności.
Oczywiście dane, które można wykorzystywać w kontekście wydajności pracowników, można przetwarzać dzięki Work Performance System na wiele sposobów. Właściwie jedynym ograniczeniem jest konkretna potrzeba organizacji, jakiego rodzaju wydajność miałaby być analizowana. Możemy porównywać wydajność pomiędzy pracownikami albo uwzględniać wydajność pracownika w konkretnym procesie w zależności od sposoby jego organizacji. Niezależnie od różnego rodzaju zapotrzebowania organizacji korzystanie z takiego narzędzia jak Work Performance System nadaje zdecydowanie głębszy sens związany z mierzeniem czasu pracy, pozwalając szybko poprawić i kontrolować wydajność na oczekiwanym przez organizację poziomie.
