Wskaźnik wydajności jest ważnym narzędziem umożliwiającym poprawę efektywności w organizacji. Posiadając informacje na temat ilości informacji oraz czasu pracy, który został poświęcony na ich zrealizowanie, dysponujemy pełną informacją o wartości wskaźnika. O ile konstrukcja wskaźnika jest nieskomplikowana, to bardziej złożona jest kwestia, w jaki sposób aktualizować taki wskaźnik na bieżąco.
Work Performance System
Narzędziem, które to umożliwia jest stworzone przez BDO Advisory narzędzie Work Performance System, które łączy dane dotyczące pomiaru czasu trwania dowolnej aktywności pracownika z danymi dotyczącymi ilości zrealizowanych w tym czasie operacji. Pracownicy rejestrują szczegółowo zdefiniowaną aktywność na indywidualnym koncie, która pozwala na przypisanie konkretnego czasu pracy do pojedynczej operacji. Dane na temat ilości operacji pochodzą najczęściej z lokalnych baz Organizacji.
Poprawa wydajności
Następnie dane dotyczące wskaźnika są wizualizowane z wykorzystaniem oprogramowania Microsoft Power BI. Tak prezentowane dane dotyczące wartości wskaźnika można analizować na wiele sposobów – po rodzajach procesu, pracownikach, brygadach, przedmiotach, z uwzględnieniem poświęconego czasu itd. itp.
Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, co pozwala efektywnie poprawiać wydajność. Z doświadczeń, które zdobyliśmy we współpracy z klientami używającymi Work Performance System trzeba zwrócić uwagę na cztery elementy, które pozwalają osiągnąć istotny postęp w zarządzaniu wskaźnikiem wydajności w organizacji:
- poprawność logowań jako warunek wyliczania rzeczywistej wartości wskaźnika w badanym okresie,
- ustawienie wartości referencyjnej, bez której nie ma możliwości porównywania danych wskaźnika w kolejnych dniach, tygodniach bądź miesiącach
- regularne analizowanie odczytów wartości wskaźnika przez osoby odpowiedzialne za wydajność w danym obszarze,
- raportowanie do właściwych członków kierownictwa postępów i odchyleń wraz z proponowaniem działań korygujących.
Źródeł odchyleń wartości wskaźnika wydajności może być wiele i bardzo duże znaczenie ma możliwość ich poprawnej identyfikacji. Z tego powodu tak ważna jest praca analityczna nad zgromadzonymi danymi. W tym kontekście Work Performance System w połączeniu z Microsoft Power BI jest bardzo elastyczny, ponieważ umożliwia tworzenie raportów na temat dowolnych wskaźników w zależności od zapotrzebowania.
Regularna analiza danych
Pamiętać trzeba, że Work Performance System online jest narzędziem, które w rękach sprawnego managera może przyczynić się do poprawy wskaźnika wydajności przy spełnieniu podstawowego warunku, jakim jest regularne analizowanie i reagowanie na sygnały płynące z analizy. W przypadku braku takiego podejścia – nie ma możliwości osiągnięcia stanu, który organizacja może uznać za satysfakcjonujący z perspektywy postawionego celu.
Efektywnego zarządzania wydajnością
Inną ciekawą kwestią jest utrzymanie wskaźnika na oczekiwanym poziomie, co wymaga podjęcia innego rodzaju działań koncentrujących się na ustabilizowaniu analizowanego procesu. Niezależnie od etapu, na jakim jesteśmy – czy dopiero rozpoczęliśmy pracę nad kontrolą wskaźnika wydajności, czy tez osiągnęliśmy już taki jego poziom, ze koncentrujemy się na jego ustabilizowaniu – Work Performance System i zbudowany na podstawie zebranych przez niego danych raport Microsoft Power BI w sposób ciągły dostarcza informacje niezbędne do efektywnego zarządzania wydajnością. Ze względu na ciągłość związaną z agregowaniem i przetwarzaniem danych jest pewnego rodzaju biblioteką cyfrową organizacji, która powinna stanowić zasób poddawany ciągłej analizie przez osoby odpowiedzialne za przygotowanie, kontrolę i poprawę wskaźników w firmie.
